業務改善３選!!残業時間が減り、利用者満足度も向上!!
残業を減らし定時がえりを！3つの改善点
みなさん、こんにちは。
今回は、デイサービスの残業をどのように減らすか考えたいと思います。
皆さんの事業所は残業が多いですか？少ないですか？
そうの地域では多い事業所、少ない事業所ではっきり分かれている感じですね。
ブラック企業のそうの事業所はというと…
ほぼない状況です。（残業代がないから給料が）
それでは時間のかかるポイント3つです。
・レクリエーション
・手書きの連絡帳
・支援経過記録
この3点を詳しく見ていきましょう。
そうの事業所は定員60名のデイサービスです。
見直した業務3選
1、レクリエーションの中止
外出行事の中止
コロナの影響で、まず外出行事を中止しました。
これに関して、以前は参加者を募集して（行かない利用者さんもいる）待機スタッフ、外出スタッフ、運転手等、人員を増やして対応していました。
シフト調整や企画、準備で多くの時間がかかり、残ってすることも多かったですね。
レクリエーションを自由に選択
レクレーションに関しては、大型プロジェクターやテレビにつなぐカラオケを家電量販店で購入しました。
これらを自由に行っていただくスタイルに変更しました。
自己選択・自己決定の運営ですね。
もちろんできない方はサポートに入ります。
利用者さんも慣れてくると、何組かのグループに自発的に分かれて行動されます。
困ったら呼んでくださいね、という感じでしょうか。
そうすると職員が何名か空いてくるので、外出行事の代わりに庭の散歩に充てたりしています。
あと、マッサージ器やマシントレーニングなどがあると、プログラムが増えて喜ばれますね。
2、手書きの連絡帳の中止
手書きの連絡帳中止
みなさん、思い出してください。
連絡帳の記入にどれぐらいの時間がかかってますか？
そうのデイサービス定員60名で、2名の職員、14:00～15:00、1時間で終わらせてねって、以前は運用してました。
大体、1冊2分の計算ですね。
記入する量にもよりますが、定型文だとしても1分ほどかかるのではないでしょうか？
全員一律で連絡帳を中止したのではなく、継続してほしい人は連絡帳を記入しています。
3～4人ぐらいですかね、大体1日1人という感じです。
毎日来られるわけでもないので。
レクリエーション補助人員
連絡帳を中止にしたおかげで、14:00～15:00の間の職員数が増え、人員配置に余裕が出来ました。
自由参加型のレクリエーションの補助員として、新しく人員配置をしなくても、職員を配置できたのです。
3、支援経過記録のICT導入
支援経過記録をExcelに記入
普段からパソコンを使用している相談員にデータベースを作ってもらいました。
デイサービスの事務スペースにノートパソコンが3台あるので、それらを活用しました。（以前までは相談員以外、ほぼ使用せず）
記録の記入のタイミングも、送り送迎（15:50～）が始まってから書くのではなく、支援した後にすぐ記入していく方法に変えました。
パソコン入力が苦手な職員には、手書きでメモを残して他の職員に入力してもらう形にしました。
なんだかんだ、パソコン入力ができるようになりました。
ノーコードアプリでタブレットから入力
脱衣室にパソコンを置いておくと、邪魔になるし、湿気や水滴が飛んできて故障しないか心配との声があり、手書きで後から入力していました。
プログラミング不要だからノーコードと言うのですね。
これでアプリを作って、タブレットから記録できるようにしました。
タブレットだと、フリック入力にもできて、スマホを使える人であれば記録できるので、めっちゃありがたいですね。
ただし、タダでできる分アップリノ作成は難しめです。
人気のICTの活用
上記3つの改善でかなりの残業時間の低減が出来ており、実際に人件費がかなり圧縮されたはずです。
そこで、管理者から施設長や事務長に売り上げ向上の為の施策をプレゼンして、介護ソフトの導入を検討してもらいましょう。（もしくは現在使用中のソフトへタブレット連携等の機能追加）
新しいソフトに慣れると、より効率的に安全に記録業務ができるようになります。（Excelはファイルの破損や誤ってごみ箱へ…）
他の利用実績や通所介護計画書、科学的介護推進体制加算等の連携ができ、相談員、事務員にとっても働きやすい環境になりますね。
最後に
紙の支援経過記録、連絡帳の記載などで使われていた時間。
これらの業務は大切な仕事であることには変わりないのですが、あなたの仕事は紙と向きあうことですかと？
利用者さんと向きあい喜びを分かち合い、結果的に利用者さん、家族さんの幸福度の向上につながるのではないかと思います。
「何を大切に、介護をするか」と言う介護観は十人十色だと思います。
利用者さんの思いを尊重し、日常生活を安心・安全にサポートすることが、介護従事者に求められることだと思います。
今後も人員不足で余裕がなく、厳しい状況が続くと思います。
大胆に削れるところは削って、限りある人員の中でより利用者さんと向きあえるよう、試行錯誤していくことで、介護業界の未来が明るくなっていくと思いますので、みんなで頑張りましょう。
